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Hausverwaltung wechseln: Rechtliche und praktische Schritte für Eigentümergemeinschaften

Der Wechsel der Hausverwaltung kann für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) eine Herausforderung sein – ist aber mit fundierter Planung und idealerweise mit Unterstützung durch die neue Hausverwaltung gut zu bewältigen. Dieser Leitfaden bietet eine äußerst umfassende Darstellung aller relevanten Aspekte rund um den Verwalterwechsel. Er erläutert Schritt für Schritt die rechtlichen Grundlagen nach dem Wohnungseigentumsgesetz 2002 (WEG 2002) und gibt praxisnahe Hinweise zu jedem einzelnen Verfahrensschritt – von der Beschlussfassung bis zur Übergabe der Unterlagen. Ob als Vorbereitung für eine Eigentümerversammlung oder als Orientierungshilfe im laufenden Wechselprozess: Die folgenden Informationen decken alle wichtigen Fragen äußerst umfassend ab.

Inhaltsverzeichnis

Gründe und Voraussetzungen für einen Verwalterwechsel

Die Hausverwaltung zu wechseln kann für Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) eine Herausforderung sein, ist aber mit fundierter Planung und idealerweise mit Unterstützung durch die neue Hausverwaltung gut zu bewältigen. Dieser Leitfaden erläutert Schritt für Schritt die rechtlichen Grundlagen nach dem Wohnungseigentumsgesetz 2002 (WEG 2002) und gibt praxisnahe Tipps.

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Eigentümer mit ihrer Hausverwaltung unzufrieden sind: Häufig genannt werden mangelnde Transparenz in der Gebarung, schlechte Kommunikation oder verzögerte Erledigung notwendiger Erhaltungsarbeiten. Auch häufige Personalwechsel in der Hausverwaltungsfirma oder unverhältnismäßig hohe Kosten können den Wunsch nach Wechsel auslösen. Ist der Unmut groß, machen Eigentümer heute vermehrt von ihrem Recht Gebrauch, die Hausverwaltung auszutauschen. Die Einstellung hat sich gewandelt: War man früher „mit dem Verwalter quasi verheiratet“, sieht man ihn heute als Dienstleister, den man bei unzureichendem Service ersetzen kann.

Wichtig zu beachten: Ein Verwalterwechsel erfordert stets organisatorische Vorbereitung und Mehrheitswillen in der Gemeinschaft. Meist sind es ein oder zwei engagierte Miteigentümer, die den Wechsel initiieren und im Haus dafür lobbyieren. Denn ohne ausreichend Unterstützung kommt kein gültiger Beschluss zustande. Gerade wenn viele Eigentümer selbst nicht im Haus wohnen (Vermieter), ist ihr Leidensdruck geringer – sie müssen oft erst überzeugt werden.

Vertragsdauer und typische Vertragsklauseln

Hausverwaltungsverträge werden entweder auf bestimmte Zeit (befristet) oder auf unbestimmte Zeit (unbefristet) abgeschlossen. Die Vertragsdauer beeinflusst direkt die Kündigungsbedingungen. Wichtige Punkte aus WEG 2002 und der Praxis:

  • Unbefristeter Vertrag: Hier kann die Eigentümergemeinschaft den Vertrag ohne Angabe von Gründen ordentlich kündigen. Laut § 21 Abs 1 WEG ist eine Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Ende der Abrechnungsperiode (in der Regel das Kalenderjahr) einzuhalten. Praktisch bedeutet das meist: Kündigung bis spätestens Ende September, wirksam zum 31. Dezember.
  • Befristeter Vertrag bis 3 Jahre: Bei kurzer fester Laufzeit (z. B. exakt 3 Jahre) sieht das Gesetz keine ordentliche Kündigung vor Ablauf der Frist vor. Die Gemeinschaft muss also grundsätzlich die vereinbarte Laufzeit abwarten. Eine vorzeitige Abberufung ist nur aus wichtigem Grund möglich. Dazu mehr im Abschnitt „Kündigungsmodalitäten“.
  • Befristeter Vertrag über 3 Jahre: Ist die Hausverwaltung für länger als drei Jahre bestellt, räumt § 21 Abs 2 WEG der Gemeinschaft (und auch dem Verwalter) nach Ablauf von 3 Jahren ein ordentliches Kündigungsrecht ein. Ab dem 3. Jahr kann also – ebenfalls mit 3 Monaten Frist zum Periodenende – gekündigt werden. Effektiv endet der Vertrag in diesem Fall frühestens mit Ende des 4. Jahres.
  • Automatische Vertragsverlängerung: Viele Hausverwaltungsverträge enthalten Klauseln, wonach sich ein befristeter Vertrag ohne Kündigung stillschweigend verlängert (etwa um weitere 3 Jahre). Hier gilt: Nach Ablauf der ersten Befristung wird eine Verlängerung als unbefristeter Vertrag gewertet. Die Eigentümer können dann gemäß den Regeln für unbefristete Verträge kündigen. Eine kontraktliche Bindung über mehr als 3 Jahre ohne Kündigungsmöglichkeit wird somit durch das Gesetz begrenzt.
Vertragsart Ordentliche Kündigung möglich? Kündigungsfrist & Termin
Unbefristeter Vertrag Ja, jederzeit ohne Grund 3 Monate zum Ende der Abrechnungsperiode
(i.d.R. 31.12.)
Befristet bis 3 Jahre Nein (nur außerordentlich aus wichtigem Grund) – (Vertrag läuft bis zum vereinbarten Ende)
Befristet > 3 Jahre Ja, nach 3 Jahren ohne Grund möglich 3 Monate zum Periodenende ab dem 3. Jahr
(erstmals Ende des 4. Jahres)
Automatische Verlängerung bei Fristende Gilt als unbefristet nach Erstlaufzeit 3 Monate zum Periodenende ab Ende der Erstlaufzeit

Unbefristeter Vertrag

Ordentliche Kündigung möglich?Ja, jederzeit ohne Grund

Kündigungsfrist & Termin:3 Monate zum Ende der Abrechnungsperiode (i.d.R. 31.12.)

Befristet bis 3 Jahre

Ordentliche Kündigung möglich?Nein (nur außerordentlich aus wichtigem Grund)

Kündigungsfrist & Termin:– (Vertrag läuft bis zum vereinbarten Ende)

Befristet > 3 Jahre

Ordentliche Kündigung möglich?Ja, nach 3 Jahren ohne Grund möglich

Kündigungsfrist & Termin:3 Monate zum Periodenende ab dem 3. Jahr (erstmals Ende des 4. Jahres)

Automatische Verlängerung bei Fristende

Ordentliche Kündigung möglich?Gilt als unbefristet nach Erstlaufzeit

Kündigungsfrist & Termin:3 Monate zum Periodenende ab Ende der Erstlaufzeit

Vertragsklauseln beachten

Typische Vertragsklauseln sollten bereits vor der Kündigung genau geprüft werden. Dazu zählen etwa die vereinbarten Kündigungsfristen, mögliche Einschränkungen bei Kündigungsterminen (z. B. nur zum Jahresende), automatische Vertragsverlängerungen oder spezielle Abfindungsregelungen bei vorzeitiger Vertragsauflösung. Manche Klauseln – etwa ein vollständiger Ausschluss der ordentlichen Kündigung über viele Jahre – sind unzulässig und rechtlich unwirksam, da das WEG hier klare Vorgaben macht. Im Zweifel sollte der Vertrag vor der Kündigung von einer fachkundigen Stelle geprüft werden, um mögliche Stolperfallen frühzeitig zu erkennen.

Kündigungsmodalitäten: Ordentlich vs. außerordentlich, individuelle vs. gemeinschaftliche Kündigung

Beim Verwalterwechsel sind zwei Kündigungsarten zu unterscheiden:

  • Ordentliche Kündigung: Erfolgt ohne Angabe von Gründen unter Einhaltung der vertraglichen bzw. gesetzlichen Fristen und Termine. Dieses Vorgehen kommt zum Tragen, wenn die Vertragslaufzeit es zulässt (siehe oben). Die ordentliche Kündigung bedarf eines Mehrheitsbeschlusses der Eigentümergemeinschaft; ein einzelner Wohnungseigentümer kann sie nicht allein aussprechen. Wichtig: Die Kündigung ist nur wirksam, wenn sie form- und fristgerecht von der Eigentümergemeinschaft erklärt wird. Dazu mehr im Abschnitt „Ablauf des Wechsels der Hausverwaltung“.
  • Außerordentliche Kündigung: Erfolgt aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung, d. h. fristlos. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn den Eigentümern die Fortsetzung des Vertrags bis zum nächsten ordentlichen Kündigungstermin unzumutbar. Typische wichtige Gründe sind grobe Pflichtverletzungen des Verwalters, etwa Veruntreuung von Geldern, wiederholte schwere Verstöße gegen gesetzliche Pflichten oder die beharrliche Verletzung von Vertragspflichten trotz Abmahnung. In solchen Fällen kann die Gemeinschaft den Vertrag jederzeit vorzeitig. Allerdings muss der Grund objektiv gewichtig sein und im Zweifel auch bewiesen werden können.

Individuelle vs. gemeinschaftliche Kündigung

Grundsätzlich ist Vertragspartner des Hausverwalters die Eigentümergemeinschaft als Ganzes (§ 18 WEG 2002), nicht die einzelnen Wohnungseigentümer. Daher kann eine ordentliche Kündigung nur durch einen gültigen Beschluss der Gemeinschaft erfolgen – individuell hat kein einzelner Eigentümer ein eigenständiges Kündigungsrecht. Ausnahme: Bei grober Pflichtverletzung des Verwalters kann jeder einzelne Wohnungseigentümer einen Antrag an das Gericht auf Abberufung (Auflösung des Vertrags) stellen. Das Gericht kann den Verwalter dann durch Beschluss abberufen, wenn der wichtige Grund tatsächlich vorliegt. Die Hürde dafür ist hoch: Laut Oberstem Gerichtshof müssen „gravierende, die Vertrauensbasis zerstörende Pflichtverletzungen“ vorliegen, damit auf Antrag eines Einzelnen eine sofortige Abberufung gerechtfertigt ist. Kleinere Pflichtverstöße reichen einzeln oft nicht – allerdings betonte der OGH, dass mehrere einzelne Fehlleistungen in Summe sehr wohl eine Abberufung rechtfertigen können, wenn die Gesamtumstände das Vertrauensverhältnis zerstören.

Die außerordentliche gerichtliche Abberufung ist somit das schärfste Schwert für den einzelnen Eigentümer, wenn die Mehrheit untätig bleibt. In der Praxis kommt dies selten vor; meist wird versucht, im Konsens der Gemeinschaft zu handeln. Auch die Eigentümergemeinschaft selbst kann natürlich bei wichtigem Grund eine fristlose Kündigung aussprechen (Beschluss der Mehrheit vorausgesetzt). Sie braucht dafür nicht zwingend das Gericht, allerdings besteht bei Streit das Risiko, dass der entlassene Verwalter die Rechtmäßigkeit der fristlosen Kündigung bestreitet. Umgekehrt kann die Gemeinschaft bei schweren Verfehlungen neben der Kündigung gerichtliche Schritte setzen: § 21 Abs 3 WEG ermöglicht es etwa, bei grober Pflichtverletzung gerichtlich die Herabsetzung des Verwalterhonorars zu beantragen oder Schadenersatzklagen einzubringen. Diese Instrumente können Druckmittel sein, falls der Verwalter gravierend gegen seine Pflichten verstoßen hat.

Zusammenfassung: Die ordentliche (fristgerechte) Kündigung erfordert keine Sachgründe, aber einen Mehrheitsbeschluss. Die außerordentliche (fristlose) Kündigung erfordert einen wichtigen Grund – im Idealfall unterstützt von einer breiten Mehrheit, kann aber notfalls durch einen einzelnen Eigentümer gerichtlich initiiert werden. In jedem Fall sollte der wichtige Grund nachvollziehbar dokumentiert sein (Protokolle, Korrespondenz, ggf. Gutachten bei Pflichtverletzungen), um im Streitfall abgesichert zu sein.

Beschlussfassung nach § 29 WEG: Mehrheitserfordernisse und Stimmenthaltungen

Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft – ob in einer Versammlung oder im Umlaufweg gefasst – unterliegen den Regeln des WEG 2002. Der Wechsel der Hausverwaltung (Kündigung des alten und Bestellung eines neuen Verwalters) stellt eine Maßnahme der Verwaltung der Liegenschaft dar. Je nach Art wird zwischen ordentlicher und außerordentlicher Verwaltung unterschieden (§§ 28, 29 WEG). Die Abberufung/Bestellung eines Verwalters ist als wichtige Verwaltungsangelegenheit anzusehen – faktisch eine außerordentliche Maßnahme – und erfordert einen entsprechenden Mehrheitsbeschluss.

Seit der WEG-Novelle 2022 gilt für Beschlüsse eine erleichterte Zwei-Stufen-Mehrheit. Grundsätzlich richtet sich das Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen, nicht nach Köpfen. Für einen gültigen Mehrheitsbeschluss gibt es nun zwei Möglichkeiten:

  • Absolute Mehrheit aller Anteile: Mehr als 50% der grundbücherlichen Miteigentumsanteile müssen zustimmen. (Diese Regel galt bis 2022 ausschließlich – sie setzt praktisch voraus, dass mindestens die Hälfte aller Miteigentumsanteile im Haus für den Beschluss votieren. Enthaltungen oder Nichtteilnahme wirken sich faktisch wie Gegenstimmen aus, weil sie das Quorum erschweren.)
  • Qualifizierte Mehrheit der Abstimmenden: Alternativ kommt ein Beschluss seit 01.07.2022 auch zustande, wenn zwei Drittel der abgegebenen Stimmen dem Antrag zustimmen, und diese 2/3-Mehrheit zugleich mindestens ein Drittel aller Miteigentumsanteile repräsentiert. Dieses Modell erlaubt Beschlüsse selbst dann, wenn weniger als die Hälfte aller Anteile an der Abstimmung teilnehmen – Voraussetzung ist aber, dass von den tatsächlich Teilnehmenden eine deutliche (2/3) Mehrheit dafür ist und dass diese Mehrheit nicht zu klein im Verhältnis zur Gesamtgemeinschaft ist.

Beispiel

In einer Anlage mit 1000/1000 Anteilen sind 600/1000 Anteile an der Abstimmung beteiligt (die übrigen 40% der Anteile bleiben untätig).
Von diesen 600 Anteilen stimmen 400 dafür, 100 dagegen, 100 enthalten sich.
Ergebnis: 400 von 600 abgegebenen Stimmen = 66,7% Zustimmung = Zweidrittelmehrheit, und diese 400 Anteile entsprechen 40% aller Anteile, also mehr als ein Drittel. -> Beschluss gültig.
Wären es nur 300 dafür und 300 Enthaltungen, läge zwar keine Zweidrittelmehrheit der abgegebenen Stimmen vor – nur 50% – sodass der Beschluss scheitert.

Stimmenthaltungen werden im neuen System besonders berücksichtigt. Wichtig ist: Maßgeblich sind immer die abgegebenen Stimmen. Eine Enthaltung zählt als abgegebene Stimme (weder Ja noch Nein), wohingegen völlig fehlende Stimmen (Abwesende oder im Umlauf nicht reagierende Eigentümer) gar nicht mitgezählt werden​. Das heißt, Enthaltungen verringern die Ja-Quote, weil sie den Kreis der Abstimmenden vergrößern, ohne zum Ja-Lager zu gehören. Sie gelten aber nicht als automatische Nein-Stimmen​. Praktisch sollte man Enthaltungen daher möglichst vermeiden – Eigentümer sollten motiviert werden, klar für oder gegen einen Antrag zu stimmen, um das Ergebnis eindeutig zu machen.

Variante Definition Bemerkung
Variante A: Absolute Mehrheit aller Anteile > 50 % aller Miteigentumsanteile stimmen mit Ja Entspricht der klassischen Mehrheit „mehr als die Hälfte aller Eigentümer“.
Variante B: Qualifizierte Mehrheit der Abstimmenden Mindestens 2/3 der abgegebenen Stimmen sind Ja
und diese Ja-Stimmen repräsentieren mindestens 1/3 aller Anteile		 Erfordert klare Mehrheit unter den Teilnehmenden sowie genügend Beteiligung.

Enthaltungen zählen mit und erschweren das Quorum, nicht abgegebene Stimmen bleiben unberücksichtigt.

Variante A: Absolute Mehrheit aller Anteile

Definition:> 50 % aller Miteigentumsanteile stimmen mit Ja

Bemerkung:Entspricht der klassischen Mehrheit „mehr als die Hälfte aller Eigentümer“.

Variante B: Qualifizierte Mehrheit der Abstimmenden

Definition:Mindestens 2/3 der abgegebenen Stimmen sind Ja
und diese Ja-Stimmen repräsentieren mindestens 1/3 aller Anteile

Bemerkung:Erfordert eine klare Mehrheit unter den Teilnehmenden sowie genügend Beteiligung.

Enthaltungen zählen mit und erschweren das Quorum, nicht abgegebene Stimmen bleiben unberücksichtigt.

Für den Wechsel der Hausverwaltung bedeutet dies: In der Praxis sollte versucht werden, möglichst viele Eigentümer für die Versammlung oder den Umlaufbeschluss zu mobilisieren, um entweder die absolute Mehrheit zu erreichen oder zumindest die erforderliche qualifizierte Mehrheit. Stimmenthaltungen können das Zustandekommen eines Beschlusses gefährden, wenn sie dazu führen, dass die Zweidrittel-Hürde nicht genommen wird.

Besondere Beachtung verdient, dass betroffene Personen kein Stimmrecht haben. Ist z. B. der Hausverwalter selbst Miteigentümer in der Liegenschaft, so ist er bei der Abstimmung ausgeschlossen (wegen Interessenwiderstreit)​ Beim Beschluss über die Bestellung eines neuen Verwalters darf er jedoch wieder mitstimmen. Solche Konstellationen sind selten, müssen aber korrekt gehandhabt werden, da sonst der Beschluss anfechtbar wäre.

Abschließend: Quorum und Beschlussfähigkeit – das WEG kennt kein starres Versammlungsquorum. Beschlüsse können grundsätzlich gültig zustande kommen, egal wie viele (oder wenige) Eigentümer teilnehmen, solange die oben genannten Mehrheitserfordernisse erfüllt sind. Es ist daher zulässig, einen Umlaufbeschluss oder eine Versammlung mit geringer Beteiligung zu haben, sofern die qualifizierte Mehrheit nach neuem Recht erreicht wird. Nicht teilnehmende Eigentümer müssen das Ergebnis dann gegen sich gelten lassen – sie haben allerdings die Möglichkeit, innerhalb offener Frist einen Beschluss gerichtlich anzufechten, falls formelle Fehler vorliegen oder der Beschluss inhaltlich gegen Gesetz oder Vereinbarungen verstößt. Weitere Informationen dazu im Abschnitt „Rechtliche Fallstricke und Besonderheiten“.

Formeller Ablauf beim Wechsel der Hausverwaltung

Der formelle Wechsel der Hausverwaltung erfordert einen wirksamen Beschluss der Eigentümergemeinschaft – entweder im Rahmen einer Eigentümerversammlung oder per Umlaufbeschluss. Beide Varianten sind nach dem WEG 2002 zulässig. In der Praxis hat sich der Umlaufbeschluss als einfache und effiziente Alternative etabliert, insbesondere wenn eine klare Mehrheit im Vorfeld organisiert wurde und kein Diskussionsbedarf besteht.

Der Wechsel vollzieht sich in mehreren Schritten, die sowohl formal-rechtlich als auch organisatorisch korrekt umgesetzt werden müssen. Im Wesentlichen sind folgende Phasen zu durchlaufen: Beschlussfassung (Abberufung/Kündigung und Neubestellung), formale Kündigung des alten Verwalters, Abschluss des neuen Vertrages und Mitteilung an alle Beteiligten. In diesem Prozess unterstützt die künftige Hausverwaltung in der Regel aktiv – etwa durch vorgefertigte Beschlussvorlagen, Formulierungshilfen und persönliche Beratung. So lässt sich der Wechsel meist unkompliziert und reibungslos vollziehen.

1. Beschlussfassung in der Versammlung oder im Umlaufverfahren

Für den Wechsel der Hausverwaltung ist ein wirksamer Beschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich. Dieser kann gemäß WEG 2002 entweder im Rahmen einer Eigentümerversammlung oder im Wege eines schriftlichen Umlaufbeschlusses gefasst werden. Beide Varianten sind rechtlich zulässig, unterscheiden sich aber in der praktischen Umsetzung deutlich.

a) Beschlussfassung in der Eigentümerversammlung

Findet eine Präsenzversammlung statt, sollte im Vorfeld geklärt werden, wer die Rolle des Versammlungsleiters übernimmt – etwa der initiierende Eigentümer, ein Vertreter des Verwaltungsbeirats oder ein externer Moderator. Der bisherige Verwalter ist in dieser Situation oft nicht mehr neutral und übernimmt diese Funktion in der Praxis selten.

Im Rahmen der Versammlung werden zunächst die Beweggründe für den angestrebten Wechsel erläutert. Anschließend folgt die Vorstellung möglicher neuer Verwaltungen, sofern dies nicht bereits im Vorfeld durch Unterlagen oder Gespräche erfolgt ist. Danach wird über die erforderlichen Beschlussanträge abgestimmt – typischerweise zwei getrennte Anträge: einer zur Abberufung bzw. Kündigung der alten Verwaltung, ein zweiter zur Neubestellung der neuen Hausverwaltung.

Protokollierung ist essenziell: Auch wenn der derzeitige Verwalter gesetzlich zur Protokollführung verpflichtet ist, sollte aus Gründen der Unabhängigkeit ein Eigentümer – etwa der Schriftführer des Beirats – diese Aufgabe übernehmen. Das Protokoll muss sämtliche relevanten Diskussionen, die exakten Beschlusstexte und das konkrete Abstimmungsergebnis enthalten. Bei wichtigen Beschlüssen wie dem Hausverwalter Wechsel ist es empfehlenswert, das Ergebnis nach Miteigentumsanteilen auszuweisen – also wer mit welchem Anteil dafür, dagegen oder neutral gestimmt hat. So lässt sich im Nachhinein prüfen, ob das gesetzlich erforderliche Quorum (§ 24 und § 29 WEG) erfüllt wurde.

b) Beschlussfassung im Umlaufweg (schriftlich)

Alternativ zur Versammlung kann der Beschluss auch im sogenannten Umlaufverfahren getroffen werden. Diese Variante ist besonders dann sinnvoll, wenn kein akuter Diskussionsbedarf besteht und im Vorfeld bereits eine klare Mehrheit organisiert wurde. Auch hier gelten dieselben rechtlichen Anforderungen an die Beschlussfähigkeit und die notwendigen Mehrheiten.

Wichtig ist, dass allen Wohnungseigentümern der identische Beschlusstext übermittelt wird – idealerweise mit einem klar formulierten Begleitschreiben, das auch eine konkrete Frist zur Stimmabgabe nennt (üblich sind 2 bis 4 Wochen). Es müssen zwei getrennte Umlaufbeschlüsse formuliert werden – zur Kündigung der alten und zur Bestellung der neuen Verwaltung. Die unterschriebenen Voten werden gesammelt und ausgewertet.

Ein häufiger Fehler ist das verzögerte Feststellen des Ergebnisses: Laut Rechtsprechung des OGH muss das Abstimmungsergebnis ohne sachlich ungerechtfertigte Verzögerung festgestellt und kommuniziert werden. Es ist unzulässig, Stimmen „auf Vorrat“ zu sammeln und das Resultat erst bei günstiger Ausgangslage zu veröffentlichen. Um Rechtssicherheit zu schaffen, sollte nach Ablauf der gesetzten Frist das Ergebnis unverzüglich festgestellt und dokumentiert werden.

c) Bekanntgabe und Anfechtungsfrist

Unabhängig vom gewählten Verfahren – ob Präsenzversammlung oder Umlaufbeschluss – ist das Ergebnis der Beschlussfassung allen Wohnungseigentümern schriftlich mitzuteilen. Zusätzlich sieht das WEG vor, dass ein Aushang an gut sichtbarer Stelle im Haus erfolgen muss (z. B. am Schwarzen Brett im Eingangsbereich). In der Mitteilung und im Aushang ist das Datum des Anschlags anzugeben sowie der Hinweis, bis wann eine gerichtliche Anfechtung möglich ist.

Beispiel

„Dieser Beschluss wurde am TT.MM.JJJJ im Haus angeschlagen. Eine Anfechtung ist bis zum TT.MM.JJJJ (ein Monat ab Anschlag) beim zuständigen Gericht möglich.“ Damit beginnt die einmonatige Frist zur Anfechtung zu laufen. Versäumt ein Eigentümer diese Frist, wird der Beschluss bestandskräftig – sofern keine Klage eingebracht wurde.

Rechtsfolgen und Empfehlungen

Nach ordnungsgemäßer Beschlussfassung und Bekanntgabe ist der Wechsel rechtswirksam beschlossen. Wird das Quorum hingegen nicht erreicht, bleibt die bisherige Verwaltung im Amt – in diesem Fall empfiehlt es sich, die Gründe für das Scheitern zu analysieren und gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt einen neuen Anlauf zu nehmen.

Erfahrungen zeigen jedoch: Wird der Wechsel zur Abstimmung gebracht, erfolgt in rund 90 % der Fälle tatsächlich eine Mehrheit für die neue Verwaltung. Die meisten Eigentümergemeinschaften haben sich vor der Beschlussfassung bereits informell für eine neue Verwaltung entschieden. Diese unterstützt den gesamten Prozess meist aktiv – durch strukturierte Beratungen, rechtssichere Formulierungshilfen und vorbereitete Beschlussunterlagen. Dadurch lässt sich der organisatorische und juristische Aufwand für alle Beteiligten deutlich reduzieren.

2. Kündigung des alten Verwaltervertrags

Der Beschluss allein beendet den Vertrag noch nicht automatisch – er ist der interne Willensbildungsakt der Eigentümergemeinschaft. Zusätzlich muss der bestehende Verwaltervertrag formell gekündigt werden. Hier gibt es zwei Konstellationen:

a) Ordentliche Kündigung mit Frist

Die Gemeinschaft schreibt dem Verwalter ein Kündigungsschreiben, in dem unter Bezug auf den Beschluss der Vertrag zum nächstmöglichen Termin aufgekündigt wird. Dieses Schreiben sollte von einer vertretungsbefugten Person der Eigentümergemeinschaft unterzeichnet sein. In der Praxis unterzeichnet entweder der Vorsitzende des Wohnungseigentümerbeirats/Eigentümervertreter (falls es einen gibt und er vom Beschluss dazu ermächtigt wurde) oder ein durch Beschluss bevollmächtigter Eigentümer bzw. ein Rechtsanwalt im Namen der Gemeinschaft. 

Wichtig: Im Kündigungsschreiben den Vertragsbezug und Kündigungstermin eindeutig nennen (z.B. „Wir kündigen hiermit den mit Ihnen am 01.01.2020 geschlossenen Hausverwaltungsvertrag für die Liegenschaft XYZ zum 31.12.2025.“) und idealerweise auf den Eigentümerbeschluss verweisen. Die Kündigung sollte per eingeschriebenem Brief zugestellt werden, um einen Nachweis zu haben.

b) Außerordentliche (fristlose) Kündigung

Hat die Gemeinschaft sofort gekündigt (wegen wichtigem Grund), muss im Kündigungsschreiben der wichtige Grund klar angegeben werden. 

Etwa: „… kündigen wir mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund, da eine weitere Zusammenarbeit unzumutbar ist. Als Gründe führen wir an: [Auflistung Pflichtverletzungen].“ 

Hier ist es besonders ratsam, einen Anwalt für die Formulierung hinzuzuziehen, um keine formalen Fehler zu machen, die der Gegenseite Angriffspunkte bieten könnten. Beachte: Bei fristloser Kündigung kann der Verwalter unter Umständen versuchen, gegen die Kündigung vorzugehen (z.B. Einstweilige Verfügung auf Weiterbeschäftigung oder Schadenersatzklage wegen angeblich unbegründeter Kündigung). Eine solide Dokumentation der wichtigen Gründe und ggf. rechtlicher Beistand schützen die Eigentümergemeinschaft.

Unabhängig von der Art der Kündigung gilt: Nur die Eigentümergemeinschaft als Ganzes kann wirksam kündigen, nicht einzelne Eigentümer. Daher sollte das Kündigungsschreiben im Namen der „Eigentümergemeinschaft XY, vertreten durch …“ erfolgen. Nach § 18 WEG 2002 ist die Gemeinschaft eine teilrechtsfähige Person, die hier als Vertragspartner auftritt. Üblicherweise reicht die Unterschrift des Beiratsvorsitzenden oder eines Mehrheitseigentümers mit dem Zusatz „für die Eigentümergemeinschaft“, sofern dieser durch den Beschluss gedeckt ist.

Zustellung an den Hausverwalter

Das Kündigungsschreiben muss der bisherigen Hausverwaltung rechtzeitig zugehen. Bei ordentlicher Kündigung zur Jahresfrist bedeutet das: Zugang spätestens am 30. September, wenn zum 31. Dezember beendet werden soll (bei 3 Monaten Frist). Im Zweifel lieber etwas früher senden. Bei fristloser Kündigung: sofort zustellen und idealerweise persönlich übergeben (z.B. in der Versammlung selbst, unter Zeugen) oder per Boten/Einschreiben am gleichen Tag.

Sobald die Kündigung zugegangen ist, steht fest, dass das Vertragsverhältnis mit der alten Hausverwaltung enden wird – entweder mit Ablauf der Frist (bei ordentlicher Kündigung) oder sofort (bei außerordentlicher Kündigung). Damit beginnt die Übergangsphase, in der der Wechsel praktisch vollzogen werden muss.

3. Bestellung und Vertragsabschluss mit der neuen Hausverwaltung

Parallel zur Kündigung des Altvertrags muss die neue Hausverwaltung offiziell bestellt und unter Vertrag genommen werden. Wenn die Versammlung den Beschluss dazu gefasst hat, kann nun der vorbereitete Verwaltervertrag mit der neuen Firma unterzeichnet werden. Meist wurde das Vertragsdokument schon vorab verhandelt. Die Unterzeichnung sollte durch die selbe Person(en) erfolgen, die auch die Kündigung unterschrieben haben (Vertretung der Eigentümergemeinschaft).

Rechtlich gesehen erfolgt die Bestellung des neuen Verwalters durch den Beschluss an sich – oft wird zusätzlich eine Eintragung im Grundbuch vorgenommen: Sowohl die Bestellung eines Verwalters als auch seine Abbestellung kann (muss aber nicht) im Grundbuch angemerkt werden. Diese Ersichtlichmachung hat Informationsfunktion nach außen (z.B. für Banken oder Behörden, wer vertretungsbefugt ist). Nach § 21 Abs 4 WEG ist bei Vertragsende die Verwalteranmerkung zu löschen, und die neue Verwaltung kann auf Antrag eingetragen werden. Es empfiehlt sich, die Neueintragung vorzunehmen, da der Verwalter damit gegenüber Dritten eindeutig legitimiert ist.

Praktisch erfolgt nach Vertragsunterzeichnung eine Vorstellung der neuen Hausverwaltung bei den Bewohnern. Üblich ist ein Schreiben der neuen Verwaltung an alle Eigentümer und ggf. Mieter, in dem sie sich als zuständiger Verwalter ab dem Stichtag X vorstellt, die Kontaktdaten mitteilt und eventuell schon erste Informationen (etwa neue Kontoverbindung für Vorschreibungen, Sprechstunden, Notrufnummer etc.) gibt. Dieses Einführungsschreiben kann mit der Bekanntgabe der Beschlussergebnisse kombiniert werden, um alle Beteiligten nahtlos zu informieren.

Damit ist der formale Prozess abgeschlossen: Es existiert eine beschlossene Kündigung des alten und ein Vertrag mit dem neuen Verwalter. Der Fokus verlagert sich nun darauf, den Übergang der Verwaltung reibungslos zu gestalten, damit ab dem Stichtag die neue Firma nahtlos übernehmen kann.

Erforderliche Unterlagen vor und während des Übergangs

Ein Wechsel der Hausverwaltung bringt einen erheblichen Austausch an Unterlagen und Informationen mit sich. Die Eigentümergemeinschaft sollte frühzeitig dafür sorgen, dass alle relevanten Dokumente verfügbar sind, damit die neue Verwaltung ihre Arbeit aufnehmen kann.  In der Praxis wird dieser Übergabeprozess in der Regel durch den neuen Hausverwalter angestoßen und begleitet – etwa durch eine strukturierte Checkliste, gezielte Rückfragen und direkte Kontaktaufnahme mit der bisherigen Verwaltung. Folgende Unterlagen sind vor bzw. bei der Übergabe erforderlich:

  • Wirtschaftliche Unterlagen: die letzte Jahresabrechnung (Betriebskostenabrechnung) und gegebenenfalls aktuelle Zwischenabrechnungen, die aktuelle Vorschau/Budgetplan fürs laufende Jahr, der Stand der Rücklage (Reparaturfonds) mit Kontoauszug, Auflistung der Offene Posten (rückständige Zahlungen von Eigentümern), sowie der Saldenstand aller Bewirtschaftungskonten.

  • Kontodaten: Informationen über alle Bankkonten der Eigentümergemeinschaft, insbesondere das Rücklagenkonto und das Konto für laufende Zahlungen. Idealerweise erfolgt eine Überschreibung der Kontovollmacht von der alten auf die neue Verwaltung zum Stichtag. Falls dies nicht möglich ist (z.B. bei Treuhandkonten der alten HV), muss ein Übertrag des Guthabens erfolgen.

  • Verträge und rechtliche Dokumente: Alle bestehenden Wartungs-, Versicherungs- und Dienstleistungsverträge (Aufzüge, Heizungswartung, Versicherungspolizzen, Reinigungsdienst, Gartenpflege etc.), Garantieunterlagen zu Bauprojekten, laufende Gewährleistungsansprüche, sowie eventuelle Rechtsstreitigkeiten (Akten von anhängigen Gerichtsverfahren oder Schlichtungsverfahren). So kann die neue HV nahtlos in bestehende Verpflichtungen eintreten.

  • Beschlusssammlung: Protokolle vergangener Eigentümerversammlungen, insbesondere die letzten Beschlüsse zu wichtigen Themen (z.B. Beschlüsse über größere Sanierungen, Hausordnung, Nutzungsregelungen). Auch die eventuell bestehende Gemeinschaftsordnung oder Hausordnung sollte übergeben werden.

  • Liegenschaftsunterlagen: Pläne der Liegenschaft, Baupläne, Bewilligungsbescheide, Benützungsbewilligung, Aufteilungspläne, Energieausweis, Prüfprotokolle (Feuerlöscher, Liftnormprüfungen, Elektrobefunde) usw. – kurz: alle technischen Unterlagen, die für die Verwaltung relevant sind.

  • Schlüssel und Zugänge: Sämtliche Schlüssel für Allgemeinbereiche (Technikräume, Kellerräume, Dachboden, Schließanlage etc.), Transponder für elektronische Schließsysteme, Codes für Alarmanlagen, Zugangsdaten zu digitalen Systemen (etwa Online-Plattformen für die Verwaltung, sofern vorhanden). Auch die Zugangsdaten zum Telebanking der Gemeinschaftskonten, falls die alte Verwaltung diese hatte, müssen an die neue übergehen.

  • Mieterlisten und Nutzerdaten: Falls in der Liegenschaft vermietete Einheiten sind, eine Liste der Mieter mit Kontaktdaten (wichtig z.B. für Betriebskostenabrechnung oder Infoschreiben). Generell eine Eigentümerliste mit Anschriften, E-Mails, Telefonnummern der Miteigentümer, damit die neue HV die Kommunikation übernehmen kann (hierbei DSGVO beachten – die Weitergabe sollte im Rahmen der Vertragsübergabe gedeckt sein, da zur Erfüllung der Verwaltung notwendig).

  • Kassenbestand/Bargeld: Hat der alte Verwalter noch Bargeld der Gemeinschaft (z.B. Hausmeisterkassa), ist dies abzurechnen und zu übergeben.

Die alte Hausverwaltung ist gesetzlich verpflichtet, sämtliche mit ihrer Tätigkeit zusammenhängenden Unterlagen an die neue Verwaltung bzw. die Eigentümergemeinschaft herauszugeben. Dies umfasst Originalbelege (Rechnungen, Belege) ebenso wie digitale Aufzeichnungen. Laut OGH muss dies ohne Verzug und darf nicht von einer vorherigen Entlastung abhängig gemacht werden. Das bedeutet: Die Eigentümer müssen den alten Verwalter nicht erst formell entlasten (quittieren), damit er die Unterlagen aushändigt. Er muss von sich aus unverzüglich alles Relevante herausgeben – inklusive einer Schlussrechnung der Rücklage und Überweisung eines etwaigen Guthabens an die Gemeinschaft oder den neuen Verwalter. Selbst wenn der alte Verwalter also noch keine Jahresabrechnung erstellt hat, muss er zumindest den aktuellen Stand der Rücklagengelder und Konten offenlegen und übertragen.

In der Praxis empfiehlt es sich, einen Übergabetermin mit der alten und der neuen Verwaltung zu organisieren. Dabei können alle Unterlagen punktgenau übergeben und gemeinsam durchgegangen werden. Ein schriftliches Übergabeprotokoll ist ratsam, in dem festgehalten wird, welche Akten und Schlüssel überreicht wurden, inklusive Datum und Unterschriften beider Seiten. So wird dokumentiert, dass der alte Verwalter seiner Herausgabepflicht nachgekommen ist und die neue Verwaltung alles Nötige erhalten hat.

Übergabepraxis: offene Projekte, Rücklagen, Schlüssel & Datenübernahme

Der Zeitraum des Wechsels – oft die letzten Wochen der alten Verwaltung und die ersten Wochen der neuen Verwaltung – erfordert Abstimmung, damit nichts „zwischen den Stühlen“ liegen bleibt. Einige praxisrelevante Punkte in der Übergabephase:

  • Laufende Projekte und Aufträge: Falls zum Wechselzeitpunkt noch ungeklärte oder laufende Instandhaltungsprojekte bestehen (z.B. Sanierung, Reparaturauftrag, Angebotseinholung), sollte klar vereinbart werden, wer diese weiterführt. In der Regel übernimmt die neue Hausverwaltung alle offenen Maßnahmen. Die alte Verwaltung sollte eine Liste aller anhängigen Projekte erstellen (inkl. Ansprechpartner, Angebotsstatus usw.) und der neuen übergeben. Idealerweise gibt es einen kurzen gemeinsamen Termin mit dem wichtigsten Dienstleistern, um den Übergang zu kommunizieren. So weiß z.B. die Baufirma, dass ab Stichtag der neue Verwalter ihr Ansprechpartner ist.

  • Finanzielle Übergabe: Die Reparaturrücklage (Reserve) stellt oft einen größeren Betrag dar, der von der alten auf die neue Verwaltung übertragen werden muss. Hier ist Transparenz entscheidend. Wie oben erwähnt, hat der alte Verwalter die Pflicht, über die Rücklage Rechnung zu legen und den Saldo zu übergeben. Das geschieht durch Überweisung des Guthabens oder, falls die Rücklage auf einem Namen der Gemeinschaft lautenden Konto liegt, durch Wechsel der Zeichnungsberechtigung. Letzteres ist sauberer, da die Historie des Kontos erhalten bleibt. Banken verlangen hierfür meist einen Beschluss oder ein Protokoll über den Verwalterwechsel und die neuen Zeichnungsberechtigten. Am besten kümmert sich die neue Verwaltung sofort um die Bankformalitäten, damit es keine Lücke im Zugriff auf die Konten gibt.

  • Schlüsselverwaltung: Alle Hausschlüssel und Zugangsmedien sollten am Tag des Wechsels übergeben werden. Erstellen Sie ein Schlüsselverzeichnis, was die alte HV hatte (z.B. Generalschlüssel, Kellerschlüssel, Briefkastenschlüssel etc.). Die neue HV sollte den Empfang quittieren. So wird verhindert, dass der alte Verwalter noch Zugang zum Haus hat, wenn er nicht mehr zuständig ist. Gegebenenfalls sind Codes von Alarmanlagen oder IT-Systemen zu ändern.

  • Datenübernahme: Viele Hausverwaltungen nutzen Software zur Buchhaltung und Verwaltung. Die digitalen Bestandsdaten (Eigentümerstammdaten, Buchungssätze, Historie der Zahlungen, Lieferantenkontakte etc.) sollten möglichst in einem kompatiblen Format an die neue Verwaltung übergeben werden. In der Praxis ist das nicht immer einfach, da unterschiedliche Software im Einsatz ist. Minimale Anforderung ist aber z.B. eine Offene-Posten-Liste (wer schuldet der Gemeinschaft wieviel, Stand X) und eine Aufstellung der Budgetpositionen per Stichtag. Die neue Verwaltung muss ja nahtlos ab Tag 1 z.B. Vorschreibungen (Betriebskostenakonti) einheben können. Daher sollte auch übergeben werden: die aktuellen Vorschreibungsbeträge je Einheit und Fälligkeitsdaten, Info über Lastschrift-Einzüge (falls Eigentümer ihre Beiträge per Einzug zahlen, müssen die Mandate übertragen oder neu eingerichtet werden) etc.

  • Personal und Dienstleister informieren: Falls die Eigentümergemeinschaft eigenes Personal beschäftigt (Hausmeister, Gärtner) oder enge Dienstleisterbeziehungen hat, sollte die neue Verwaltung diese Parteien vorstellen. Z.B. kann ein Schreiben an den Hausbetreuer erfolgen: „Ab Datum X ist die Verwaltung der Liegenschaft an Firma ABC übergegangen. Ihre Ansprechpartnerin ist Frau Y unter Tel… Die bisherigen Vereinbarungen bleiben aufrecht.“ Dasselbe gilt für wichtige Wartungsfirmen und Lieferanten: Die neue HV setzt ein Rundschreiben auf und teilt den Wechsel mit, verbunden mit der Bitte, künftige Korrespondenz an die neuen Kontaktdaten zu richten.

  • Alte Hausverwaltung bis Vertragsende arbeiten lassen: Bei einer ordentlichen Kündigung läuft der Vertrag oft noch bis Jahresende weiter. In dieser Übergangszeit muss der bisherige Verwalter seine gewöhnlichen Aufgaben weiter erfüllen. Er darf sich also nicht vorzeitig zurückziehen oder Leistungen einstellen – andernfalls läge eine Pflichtverletzung vor. Allerdings kann es sinnvoll sein, schon vor Vertragsende gewisse Aufgaben der neuen Verwaltung zu übertragen, sofern der alte Verwalter einverstanden ist. Beispielsweise könnte ab Kündigung bereits die neue Verwaltung Angebote für künftige Projekte einholen, da sie diese ja umsetzen wird. Das setzt Kooperation voraus. Manche alte Verwalter reagieren gekränkt und arbeiten nur noch das Nötigste bis Vertragsende. Hier kann ein freundliches Gespräch helfen, um klarzustellen, dass man einen geordneten Übergang wünscht. Notfalls kann der Verwaltungsbeirat vermittelnd eingreifen.

  • Jahresabrechnung und Rechnungslegung: Ein Knackpunkt ist oft die Erstellung der Jahresabrechnung für das Jahr, in dem der Wechsel stattfindet. Beispiel: Wechsel mit 31.12. – Wer macht die Abrechnung dieses Jahres, alter oder neuer Verwalter? Rechtlich bleibt der alte Verwalter rechnungspflichtig für die Zeit seiner Verwaltung. Oft übernimmt aber – je nach Vereinbarung – die neue Verwaltung die Erstellung der Gesamtabrechnung, wobei der alte Verwalter alle dafür nötigen Belege liefert. Es sollte in der Übergabe klar besprochen werden, wer die Abrechnung gemäß § 34 WEG erstellt. Der alte Verwalter muss jedenfalls für seine Amtszeit rechenschaftslegen und ggf. eine Überschussrechnung übergeben. In vielen Fällen erstellt die neue HV die Abrechnung fürs ganze Jahr, lässt sich aber vom alten HV die Daten Jan–Dez liefern. Das hat den Vorteil, dass die Abrechnung aus einer Hand kommt. Hier ist keine starre Regel vorgegeben – entscheidend ist, dass die Eigentümer am Ende eine vollständige Abrechnung erhalten und der alte HV seiner Rechnungslegungspflicht nachkommt.

Insgesamt zeigen Erfahrungen, dass der Übergang in der Mehrzahl der Fälle reibungslos klappt. Die alte Hausverwaltung ist verpflichtet, mitzuwirken, und tut dies (bis auf wenige „schwarze Schafe“) auch. Wichtig ist, freundlich aber bestimmt auf die Herausgabe aller Unterlagen zu drängen und die neue Verwaltung von Anfang an einzubinden. So kann sichergestellt werden, dass ab dem ersten Tag der neuen Verwaltung keine wichtigen Informationen fehlen.

Rechtliche Fallstricke und Besonderheiten

Auch wenn die meisten Verwalterwechsel ohne gerichtliche Streitigkeiten verlaufen, gibt es einige Fallstricke, derer sich Eigentümer bewusst sein sollten:

„Verweigerung“ durch den alten Verwalter

In seltenen Fällen akzeptiert eine gekündigte Hausverwaltung ihre Abberufung nicht ohne Weiteres. Sie könnte z.B. die Gültigkeit des Beschlusses anzweifeln (etwa weil formale Anforderungen nicht erfüllt seien) oder versuchen, Verbündete unter den Eigentümern zu finden, um den Beschluss anzufechten. Theoretisch könnte auch der Verwalter selbst ein Rechtsschutzinteresse geltend machen und gegen seine Abwahl vorgehen – etwa durch Unterstützung einer Anfechtungsklage eines Eigentümers. Der OGH hat klargestellt, dass ein Verwalterbeschluss auch vom Verwalter angefochten werden kann, wenn dieser der Ansicht ist, der Beschluss sei rechtswidrig. 

Praxis-Tipp: Stellen Sie sicher, dass bei der Beschlussfassung alle Formvorschriften eingehalten wurden (Einladung, Fristen, Protokoll, Bekanntgabe). Dokumentieren Sie die Beschlussfeststellung sorgfältig. Dadurch nehmen Sie dem alten Verwalter die Basis, etwas „anzufechten“. Sollte er dennoch die Kündigung ignorieren und weiter agieren wollen, wäre der Gang zum Gericht notwendig (zum Glück äußerst selten). In so einem Fall kann das Gericht im Außerstreitverfahren feststellen, dass der Verwalter abzuberufen ist. Die Erfahrung zeigt aber: Sobald die Mehrheit klar gegen ihn steht, fügt sich der alte Verwalter in der Regel dem Votum.

Zurückbehaltung von Unterlagen oder Guthaben

Ein häufiger Konfliktpunkt ist die Herausgabe der Verwaltungsunterlagen. Manche Verwalter zögern, alle Originalbelege aus der Hand zu geben, gerade wenn die Eigentümer sie noch nicht „entlastet“ haben (Entlastung = Bestätigung, dass die Abrechnung akzeptiert wurde). Hierzu hat der OGH unmissverständlich entschieden, dass eine Zurückhaltung von Unterlagen unzulässig ist. Die Herausgabe darf nicht von einer Entlastung abhängig gemacht werden – der Verwalter muss alles übergeben, selbst wenn die Eigentümer noch Ansprüche prüfen. Verweigert er die Herausgabe, kann die Gemeinschaft notfalls gerichtliche Hilfe in Anspruch nehmen. Zudem ist im Gesetz (§ 31 Abs 3 WEG) verankert, dass der alte Verwalter über die Rücklage abzurechnen und einen Überschuss sofort auszuhändigen hat. 

Praxis-Tipp: Im Übergabeprotokoll festhalten, was (noch) fehlt. Setzen Sie eine kurze Nachfrist, sollte etwas nicht übergeben worden sein. Bei Zahlungsverweigerung (z.B. behält alter HV die Rücklagen bis Entlastung) drohen Sie schriftlich rechtliche Schritte an. Meist lenken säumige Verwalter dann ein, da die Rechtslage eindeutig ist.

Rolle des Verwaltungsbeirats/Eigentümervertreters

Manche Eigentümergemeinschaften haben einen Eigentümerbeirat (oft 3 Personen) oder zumindest einen Eigentümervertreter gem. § 22 WEG bestellt. Dieses Gremium bzw. Person kann beim Verwalterwechsel eine Schlüsselrolle spielen. Einerseits fungiert der Beirat als Bindeglied zwischen Eigentümern und Verwaltung – er kann die Stimmung im Haus sondieren, Wechselwillen aufnehmen und ggf. gegenüber dem alten Verwalter artikulieren, dass Unzufriedenheit herrscht. Andererseits kann er die Organisation übernehmen: z.B. Einholung von Konkurrenzangeboten, Vergleich der Leistungen, Vorbereitung der Beschlussanträge. Bei der Versammlung selbst tritt oft der Beiratsvorsitzende als Leiter auf und präsentiert die Ergebnisse der Sondierungen. Auch bei der Übergabe kann der Beirat kontrollieren, ob alles ordnungsgemäß läuft (Checkliste abhaken, Vollständigkeit der Unterlagen prüfen). Hat die Gemeinschaft keinen Beirat, sollten engagierte Eigentümer diese Funktionen übernehmen oder es kann erwogen werden, für den Wechsel ad-hoc einen kleinen Arbeitskreis zu bilden. Zwar ist ein Beirat in Österreich kein zwingendes Organ, aber sehr hilfreich als „Kontrollinstanz“ des Verwalters. Nach dem Wechsel sollte der Beirat dann mit der neuen Verwaltung eng kooperieren, um einen guten Start sicherzustellen.

Einschaltung eines Anwalts

Die Hinzuziehung eines Rechtsanwalts kann in heiklen Situationen sinnvoll sein – etwa bei einer außerordentlichen Kündigung (für die Formulierung und Durchsetzung) oder wenn absehbar ist, dass der alte Verwalter Probleme machen wird. Ein Anwalt kann auch die Beschlussformulierung prüfen oder der Versammlung beiwohnen, um auf rechtliche Fragen sofort antworten zu können. Für die Kündigungsschreiben ist anwaltlicher Briefkopf manchmal hilfreich, um dem Anliegen Nachdruck zu verleihen. Andererseits soll ein Verwalterwechsel nicht unnötig eskaliert werden – oft reicht die Androhung, einen Anwalt einzuschalten, um Kooperation zu erzielen. Die Kostenfrage ist auch zu beachten: Üblicherweise trägt die Gemeinschaft die Anwaltskosten als Verwaltungskosten. In brisanten Fällen (z.B. drohende Gerichtsverfahren) ist dies jedoch gut investiert. Zudem könnte bei grobem Fehlverhalten des Verwalters ein Teil der Kosten von ihm zurückgefordert werden (im Rahmen von Schadenersatz). 

Tipp: Klären Sie im Vorhinein, ob einer der Eigentümer vielleicht selbst Jurist ist und beratend mitwirken kann – oder ob die neue Hausverwaltung Unterstützung beim Wechsel bietet. Professionelle Verwaltungen verfügen über Routinen und klare Prozesse für eine reibungslose Übergabe.

Abwicklung etwaiger Schadensfälle

Sollte der Wechsel auf Grund von echten Verfehlungen der alten Verwaltung erfolgen (z.B. Geld fehlt, Versicherung war nicht abgeschlossen etc.), dürfen die Eigentümer trotz des Wechsels ihre Ansprüche nicht vergessen. Die Abberufung entbindet den alten Verwalter nicht von einer Haftung für während seiner Amtszeit verursachte Schäden. In solchen Fällen ist nach dem Wechsel ggf. ein Gutachten zu erstellen und der alte Verwalter zur Rechenschaft zu ziehen (außergerichtlich oder gerichtlich). Diese Thematik geht über den eigentlichen Wechsel hinaus, sei aber der Vollständigkeit halber erwähnt.

Übergangszeit ohne Verwalter

Was, wenn der alte Verwalter gekündigt ist, aber noch kein neuer feststeht? Dieses Szenario sollte vermieden werden. Notfalls kann gemäß § 23 WEG ein vorläufiger Verwalter vom Gericht bestellt werden. Das Gericht würde beispielsweise einen Immobilienverwalter als Interimslösung einsetzen, damit keine verwaltungslosen Zustände herrschen. Dies kommt aber nur zum Tragen, wenn die Eigentümergemeinschaft selbst keine Einigung auf einen neuen Verwalter erzielt und akute Notwendigkeit besteht (z.B. laufender Geschäftsbetrieb darf nicht stoppen).

Zusammengefasst kann festgehalten werden, dass die größten Fallstricke im Verfahren (fehlerhafte Beschlüsse) und in der Kooperation des alten Verwalters liegen. Beide lassen sich durch Sorgfalt und Kenntnis der Rechtslage minimieren. Die meisten Verwaltungen kennen ihre Pflichten und fügen sich einem gültigen Mehrheitsbeschluss – auch wenn es menschlich verständlich ist, dass ein abgewählter Verwalter wenig Begeisterung zeigt. Mit höflicher Bestimmtheit und notfalls rechtlichem Beistand lassen sich jedoch auch schwierige Fälle zum Abschluss bringen.

Besondere Praxishinweise: Judikatur, Mustertexte und Dauer des Wechsels

Abschließend einige zusätzliche Tipps und Hinweise aus der Praxis, inklusive relevanter Gerichtsurteile, Mustervorlagen und typischer Zeitdauer:

Wichtige OGH-Urteile zum Verwalterwechsel

Die österreichische Rechtsprechung hat den Rahmen für Verwalterkündigungen in einigen Entscheidungen präzisiert. Hier eine Auswahl interessanter Oberster-Gerichtshof-(OGH)-Urteile und deren Kernaussagen:

OGH 5 Ob 164/07i (2007)

Ein Umlaufbeschluss zur Verwalterabwahl muss zügig bekannt gegeben werden; Beschlüsse dürfen nicht „auf Vorrat“ gehalten werden (OGH Link). Außerdem sind Abberufung des alten und Bestellung des neuen Verwalters zwei getrennte Beschlüsse, und ein mitverwaltender Wohnungseigentümer ist bei Abstimmung über seine Abwahl stimmberechtigt ausgeschlossen (OGH Link) – [bei der Neuwahl jedoch nicht].

OGH 5 Ob 149/10p (2011)

Der abgelöste Verwalter muss ohne Verzug alle Originalbelege herausgeben – und zwar ohne dass es einer vorherigen Entlastung bedarf. Er ist weiterhin zur Rechnungslegung verpflichtet und hat insbesondere über die Rücklage abzurechnen sowie ein Guthaben sofort an die Eigentümergemeinschaft bzw. neue Verwaltung auszuzahlen.

OGH 5 Ob 107/19z (2019)

Auch mehrere kleine Pflichtverletzungen des Verwalters können in Summe eine Abberufung aus wichtigem Grund rechtfertigen. Für eine sofortige Abberufung auf Einzelantrag sind jedoch gravierende, vertrauenszerstörende Verstöße erforderlich. Die Entscheidung betont, dass durch eine Abberufung durch Mehrheitsbeschluss die eventuell dagegen stehende Minderheit den Wechsel akzeptieren muss Mehrheitsschutz geht also vor.

Mustertexte für Beschlüsse und Schreiben

Zur Erleichterung hier drei kurze Musterformulierungen – diese müssen natürlich an den konkreten Fall angepasst werden:

Muster für Versammlungsbeschluss (Abberufung & Bestellung)

Beschluss 1: „Die Eigentümergemeinschaft [Wohnanlage Musterstraße 1] beschließt, den mit der Hausverwaltung ABC geschlossenen Verwaltungsvertrag vom 01.01.2020 ordentlich zu kündigen. Die Hausverwaltung ABC wird mit Wirksamkeit zum 31.12.2025 als Verwalterin abberufen.“

Beschluss 2: „Die Eigentümergemeinschaft [Wohnanlage Musterstraße 1] beschließt, die Firma XYZ Immobilienverwaltung GmbH mit Wirksamkeit ab 01.01.2026 als neue Hausverwaltung zu bestellen. Der Verwaltervertrag mit der Firma XYZ gemäß vorliegendem Angebot vom 10.10.2025 wird abgeschlossen. Die Firma XYZ wird angewiesen, sich im Grundbuch als Verwalterin ersichtlich machen zu lassen.“

(Ergänzend kann beschlossen werden, dass Herr/Frau [X] bevollmächtigt wird, die Kündigung und den neuen Vertrag im Namen der Gemeinschaft zu unterzeichnen.)

„Sehr geehrte Damen und Herren,
die Wohnungseigentümergemeinschaft Musterstraße 1, 6900 Bregenz, vertreten durch den Eigentümervertreter Herrn X, kündigt hiermit den mit Ihnen am 01.01.2020 geschlossenen Verwaltungsvertrag fristgerecht zum 31.12.2025.
Grundlage dieses Kündigungsschreibens ist der Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümergemeinschaft vom 15.09.2025. Wir bitten um schriftliche Bestätigung der Vertragsauflösung zum genannten Datum.
Mit freundlichen Grüßen…“

(Bei fristloser Kündigung würde statt fristgerecht zum Datum etwa stehen: „…kündigt aus wichtigem Grund mit sofortiger Wirkung. Als wichtiger Grund wird angeführt: … [Auflistung]. Wir fordern Sie auf, die Verwaltung mit heutigem Tag zurückzulegen und sämtliche Unterlagen herauszugeben…“)

(Stichpunkte) Datum, Beteiligte, Liste der übergebenen Ordner/Dokumente (z.B. „2 Ordner Buchhaltung 2023, 1 Ordner Rechnungen 2022, Versicherungspolizzen…“), Anzahl übergebener Schlüssel, Stand der Konten (Rücklage: € XY, Betriebskonto: € Z, Kassa: € 0), Unterschriften alte und neue Verwaltung.

 

Diese Beispiele dienen als Anhaltspunkt. In der Praxis ist es wichtig, präzise und vollständige Angaben zu machen. Insbesondere der Kündigungsbrief sollte keinen Zweifel am Vertrag, Termin und Absender lassen.

Typische Dauer eines Verwalterwechsels

Die Zeitplanung für einen Hausverwalterwechsel ist entscheidend, damit alles nahtlos klappt. Typische Zeitabläufe sind:

  • Vorbereitung
    1 – 3 Monate Akquise und Abstimmung. Beispielsweise beginnen wechselwillige Eigentümer im Frühjahr mit der Konkurrenzsuche, wenn sie bis Herbst kündigen wollen. Angebote einholen, vergleichen, ggf. Hearings – das kann mehrere Wochen dauern.
  • Einladung zur Beschlussfassung
    Mindestens 2 Wochen vor dem Termin versenden. Oft wird ein Puffer von 3–4 Wochen eingeplant, um sicher mehr Teilnehmer zu haben.
  • Beschlussfassung bis Kündigung
    Idealerweise erfolgt die Beschlussfassung spätestens 3 Monate vor dem gewünschten Vertragsende (bei ordentlicher Kündigung). Beispiel: Ende September Beschluss, um Kündigung zum Jahresende zu ermöglichen. In diesem Beispiel hätte man ab Frühling Zeit für Vorbereitung – was realistisch ist. Bei außerordentlicher Kündigung kann es schneller gehen (dort ist man nicht an Termine gebunden, aber dort benötigt man ja wichtige Gründe).
  • Übergangsphase
    Zwischen Kündigung und tatsächlichem Ende liegen bei ordentlicher Kündigung in der Regel drei Monate. Diese Zeit wird genutzt, um den neuen Vertrag zu fixieren und die Übergabe vorzubereiten. Drei Monate sind normalerweise ausreichend, um Unterlagen zu sammeln und offene Punkte zu regeln. Sollte die neue Verwaltung erst später anfangen können, muss ggf. der Starttermin angepasst werden. Deshalb sollte man frühzeitig die Verfügbarkeit des neuen Verwalters klären.
  • Nahtloser Stichtag
    Im besten Fall fällt das Vertragsende des alten und der Beginn des neuen Verwalters auf denselben Tag (z.B. 31.12./1.1.). So gibt es keine Verwaltungslücke. Ein Wechsel zum Jahresende hat sich bewährt, weil die Abrechnung einfach auf das Kalenderjahr geschnitten werden kann und Versicherungs- oder Wartungsverträge oft jahresweise laufen. Allerdings ist ein Stichtag auch unterjährig möglich (z.B. 30.6./1.7.). Hier muss nur die Abrechnung für das Rumpfjahr geteilt werden.
  • Nacharbeiten
    Nach dem Wechsel benötigt die neue Verwaltung erfahrungsgemäß 1–2 Monate, um sich vollständig einzuarbeiten – je nach Objektgröße. Etwaige Beschlussanfechtungsfristen (1 Monat nach Bekanntgabe) müssen abgewartet werden; in der Zeit sollte man größere Aktionen (z.B. neue langfristige Verträge) nur in dringenden Fällen durchführen, falls doch noch Unsicherheit bestünde. Sobald feststeht, dass kein Beschluss angefochten wurde, ist der Wechsel endgültig abgeschlossen.

Grundsätzlich dauert ein geplanter Verwalterwechsel ca. ein halbes Jahr vom initialen Entschluss bis zur Übergabe. Bei hoher Dringlichkeit (wichtiger Grund) kann es deutlich schneller gehen – theoretisch binnen Wochen mit Gerichtshilfe – aber dann ist die Lage meist angespannt und das Verfahren komplexer.

Praxiserfahrungen zeigen aber: Hat der „Stein des Wechsels“ sich einmal ins Rollen bewegt, schreitet er zügig voran. Wichtig ist die Geschlossenheit der Eigentümer: Wenn die Mehrheit einen Neubeginn will, lässt sich das auch gegen Anfangszweifel durchsetzen. Dank klarer gesetzlicher Leitlinien im WEG 2002 wissen Hausverwaltungen heute, dass sie bei Mehrheitsbeschluss weichen müssen. Die Eigentümergemeinschaft wiederum profitiert von verbesserten Rechten wie z.B. der erleichterten Beschlussfassung seit 2022 und der Rechtsprechung, die ihre Stellung stärkt.

Zu guter Letzt sollte die Gemeinschaft nach dem Wechsel Bilanz ziehen: Was kann mit der neuen Verwaltung besser gemacht werden? Wie lässt sich die Zusammenarbeit optimal gestalten (z.B. regelmäßige Eigentümerversammlungen – mind. alle 2 Jahre sind gesetzlich vorgesehen? Denn der Sinn des Wechsels ist ja, eine Verbesserung zu erreichen – sei es in Kommunikation, Kostentransparenz oder Servicequalität. Mit dem richtigen neuen Partner und aktiver Eigentümerbeteiligung kann dieses Ziel erreicht werden, sodass sich der Aufwand des Wechsels lohnt.

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